Klasifikasi Informasi dalam Organisasi

PENGERTIAN KOMUNIKASI 

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya. 

Beberapa definisi komunikasi : 

• Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G). 
• Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981). 
• Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W) 

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman. 

Mengapa informasi perlu diklasifikasikan

Seringkali organisasi melakukan usaha pengklasifikasian dan pengamanan informasi adalah karena mandat regulasi organisasi dan pelaksanaan kebijakan organisasi. Sebagai contoh adalah informasi finansial dalam organisasi perbankan yang mau tidak mau harus diberikan proteksi dengan level tertentu, agar bank-nya tetap dipercaya nasabah. Organisasi lainnya melakukan usaha pengklasifikasian dan pengamanan informasi adalah karena adanya perjanjian kontrak untuk melindungi informasi dengan konsumennya atau mitra bisnisnya. 

Padahal banyak sekali keuntungan yang akan diperoleh bila organisasi dengan kesadaran sendiri melakukan pengklasifikasian dan pengamanan aset informasinya. Sebab, dalam pengamanan informasi, melakukan pengklasifikasian informasi sangatlah penting. 

Memberikan pengamanan yang sesuai akan menghemat sumberdaya organisasi dan membuat pengelolaan informasi menjadi efisien dan efektif. Akhirnya akan membantu meningkatkan kualitas data/informasi yang digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan. 

Keuntungan melakukan klasifikasi data/informasi bagi organisasi adalah : 

• Meningkatkan kerahasiaan, keutuhan dan ketersediaan data dikarenakan pengendalian yang tepat terhadap semua data dalam organisasi. 
• Menghemat biaya operasional pemeliharaan dikarenakan mekanisme perlindungan data dirancang dan dilaksanakan hanya terhadap data yang memang memerlukannya. 
• Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dikarenakan data sumbernya sudah tertata kualitasnya. 
• Mendukung pelaksanaan arsitektur keamanan informasi agar organisasi memperoleh posisi yang lebih baik dimasa yang akan datang. 
• Menyediakan proses untuk melakukan review semua fungsi organisasi dan menentukan prioritas serta nilai data. 

Sistem pengklasifikasian informasi yang efektif akan membuat informasi mudah dimengerti serta mudah digunakan dan dipelihara. Selain itu manajemen akan dengan cepat dapat mengetahui dan menentukan tingkat pengamanan suatu informasi, yang tentunya akan membuat efisien sumber daya yang diperlukan. 

Bagaimana informasi diklasifikasikan 

Pendekatan yang dipakai untuk melakukan klasifikasi informasi yang efektif dan efisien berbeda-beda dari setiap organisasi. Hal ini sangat bergantung dari jenis organisasi serta kepentingannya. Namun tahapan secara umum yang dapat dipakai seperti berikut : 

• Mengidentifikasi semua sumber daya informasi yang perlu dilindungi. 
• Mengidentifikasi ukuran pengamanan informasi yang akan diterapkan pada masing-masing kelas informasi. Secara garis besar pengamanan yang diterapkan pada informasi adalah otentikasi, pengendalian akses, penyandian, pengawasan secara administratif, pengawasan secara teknologi dan/atau asuransi. 
• Mengidentifikasi tingkat guna dan nilai informasi. 
• Memetakan ukuran perlindungan informasi untuk masing-masing tingkat informasi. 
• Mengklasifikasi informasi : kebanyakan pengklasifikasian data/informasi terfokus hanya pada kerahasiaan data saja. 

Namun sesungguhnya pengklasifikasian informasi lebih dari itu, misalnya : 

• Klasifikasi berdasarkan derajat kecepatan, misalnya : prioritas, urgent, segera; 
• Klasifikasi berdasarkan tingkat kerahasiaan, misalnya : top secret, secret, confidential; 
• Klasifikasi berdasarkan frekuensi penggunaan, misalnya : sering, kadang, sekali pakai; 
• Klasifikasi berdasarkan waktu pemakaian, misalnya : tahun, bulan, minggu, jam; 
• Klasifikasi berdasarkan kewenangan, misalnya : edit, read only; 
• Klasifikasi berdasarkan isi, misalnya : keuangan, politik, ekonomi; 
• Klasifikasi lain yang didefinisikan organisasi, misalnya : umum, pivate, client, staff only. 

Evaluasi secara berkala : nilai guna dan kepentingan sebuah informasi memiliki tenggang waktu tertentu, sehingga proses evaluasi secara berkala sangat diperlukan untuk menentu kembali klasifikasi informasi tersebut. Evaluasi ini pada dasarnya adalah perulangan proses 1 sampai 5 di atas terhadap setiap informasi dalam setiap periode evaluasi. 

Contoh pengklasifikasian informasi 

· Restricted 

Informasi yang dilindungi, yang bila tidak ditangani dengan benar dapat secara serius mengakibatkan kerugian, impaknya termasuk pelanggaran hukum, atau kontrak atas perlindungan privasi. 

· Sensitive 

informasi penting yang dilindungi dimana bila tidak ditangani dengan benar dapat merusak berfungsinya suatu sistem atau berdampak pada bisnis, finansial dan hukum. 

· Operasional 

informasi yang bila tidak ditangani dengan benar menimbulkan kerusakan minimal, namun begitu dapat membuat ketidak-nyamanan, merusak kredibilitas/reputasi atau rahasia pribadi. 

· Private 

merupakan informasi data pribadi atau data milik perseorangan yang bukan merupakan informasi untuk umum. 

· Unrestricted 

yang dapat diakses secara bebas sebagai informasi umum. 

KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI 

Teori komunikasi adalah satu pandangan dan strategi yang akan membentuk alat dan rangka kerja untuk sesuatu perkara yang hendak dilaksanakan. 

Dalam proses komunikasi teori akan membina bentuk dan kaidah komunikasi yang hendak dibuat. Melalui penulisan ini pejelasan tentang beberapa teori komunikasi akan dibuat. Terdapat dua aspek utama yang dilihat secara tidak langsung dalam bidang ini sebagai satu bidang pengkajian yang baru. Aspek pertama ialah perkembangan dari beberapa sudut atau kejaidian seperti teknologi komunikasi, perindustrian dan politik dunia. 

Teknologi komunikasi contohnya radio, televisi, telefon, setelit, rangkaian komputer telah menghasilkan ide untuk mengetahui apakah kesan perkembangan teknologi komunikasi terhadap individu, masyarakat dan penduduk disebuah negara. Perkembangan politik dunia, memperlihatkah bagaimana kesan politik terhadap publik sehingga menimbulkan propaganda dan pendapat umum. 

Seterusnya perkembangan perindustrian seperti perminyakan dan perkapalan menuntut betapa perlunya komunikasi yang berkesan untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas agar mencapai maksud atau tujuan organisasi tersebut. Aspek kedua ialah dari sudut kajian di mana para pelajar berminat untuk mengkaji bidang-bidang yang berkaitan dengan komunikasi seperti mereka yang dari bidang psikologi sosial mengkaji penggunaan teknologi baru terhadap kesan tayangan animasi kepada anak-anak , propaganda dan dinamik kelompok. penjelasan atas politik dunia seperti menganalisa propaganda Nazi yang mampu mempengaruhi pendengar sehingga mereka patuh dan bersatu. 

Selanjutnya kajian awal penyelidik atas perindustrian yang pada separuh abad ke-20 tertuju kepada memenuhi keinginan sektor pemasaran untuk mengetahui komunikasi dengan lebih dekat setelah pengiklanan menunjukan kepentingannya. Oleh karena itu, bidang komunikasi mengambil langkah dan maju kedepan setelah berlakunya pengembangan dari sudut teknologi komunikasi, perindustrian dan politik dunia serta kajian-kajian yang telah dilakukan. 

Sehingga bidang komunikasi menjadi bidang pengkajian yang baru dan mula diminati oleh banyak orang. Namun, bidang yang menjadi asas kepada bidang komunikasi ialah bidang-bidang sains sosial seperti sosiologi, pendidikan, psikologi sosial, pengurusan, antropologi dan psikologi. 

KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI 

1. Dari segi sifatnya : 

· Komunikasi Lisan 

Komunikasi jenis ini tergolong kepada komunikasi aktif, dimana komunika dapat memberikan timbal balik secara langsung apabila terjadi ketidakpahaman. 

· Komunukasi Tertulis 

· Komunikasi secara tertulis memang memberikan suatu dampak dimana komunikan akan merasa kesulitan dalam memahami maksud dan tujan dari informasi itu, namun komunikasi ini mempunyai dampak yang lama. Dan apabila komunikan lupa dengan apa yang telah dipelajarai sebelumnya, maka ia dapat mengulangi membaca informasi tersebut. Komunikasi ini tergolong komunikasi tidak lagsung, artinya apabila komunikan tidak paham terhadap materi tertulis tersebut, maka komunikan tidak dapat memberikan suatu umpan balik secara langsung. namun dengan berkembangnya teknologi saat ini, maka meskipun komunikasi berjalan secara tidak langsung, namun unpan balik dapat diberikan secara cepat baik melalui telepon, e-mail, dll. 

· Komunikasi Verbal 

Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa : 

a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). 

Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi. 

b. Racing (kecepatan). 

c. Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. 

d. Intonasi suara akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi. 

e. Humor dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi. 

f. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti. 

g. Timing (waktu yang tepat) 

adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan. 

· Komunikasi Non Verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non verbal : 

a. Ekspresi wajah 

Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang. 

b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya 

c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan. 

d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya. 

e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas. 

f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress. 

2. Menurut Keresmiannya : 

• Komunikasi Formal 
• Komunikasi Informal 
• Komunikasi Informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama karyawan dalam suatu organisasi. 
• Komunikasi informal (the grapevine) biasanya disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi dimana kebenarannya tidak bisa dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan. 

Jadi agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka seseorang pemimpin harus bisa memakai jalur ini untuk memperlancar berjalannya komunikasi formal perusahaan (komunikasi formal ini jangan sampai mengakibatkan timbulnya desas-desus yang meresahkan karyawan) 

Demikianlah artikel tentang Klasifikasi Informasi dalam Organisasi, semoga bisa menjadi informasi yang bermanfaat untuk para pembaca setia blog Sumber Materi Kuliah. Jangan lupa untuk di share dan berkomentar. Terimakasih